Der gesetzliche Hintergrund
Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen, so die Änderung der §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) im Rahmen des Steuer-senkungsgesetzes. Der Betriebsprüfer kann bei Außenprüfungen die gespeicherten Daten einsehen. Er hat das Recht, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten oder das Datenverarbeitungssystem des
Steuerpflichtigen zu nutzen. De facto bedeutet das eine Kompetenzerweiterung für die Betriebs-prüfer. Die Anforderungen dieser Gesetzesänderung werden im Schreiben des Bundes-ministeriums für Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" konkretisiert. Außerdem müssen die Vor-schriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 beachtet werden.
Daten müssen maschinell auswertbar aufbewahrt werden
Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die steuerrelevanten Daten jederzeit verfügbar sind. Zudem müssen diese Daten unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§§ 146 Abs. 5 S. 2, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das bedeutet jedoch nicht, dass die Daten im ursprünglich benutzten System gespeichert bleiben müssen. Sie können auch in entsprechende Archivierungssysteme ausgelagert werden. Nachdem §§ 147 Abs. 2 S. 2 AO a. F. und die Ergänzung des Abs. 2 S. 1 Nr. 2 gestrichen worden sind, ist die Aufbewahrung in ge-druckter Form nicht mehr erforderlich. Geprüft werden, wie bisher, die nach § 147 Abs. 1 AO
aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Werden die Anforderungen der geänderten Abgaben-ordnung nicht beachtet, drohen Sanktionen. Mögliche Maßnahmen sind z.B. Bußgeld, Zwangs-mittel oder Schätzung.
Steuerlich relevante Daten
Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Diese fallen überwiegend in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung an. Andere Daten sind dann steuerrelevant, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Falls sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, müssen sie vom Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ebenfalls qualifiziert und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorgehalten werden. Dies können Daten der Waren- und
Materialwirtschaft sein, soweit sie für die Bewertung des Vorratsbestands von Bedeutung sind. Auch Bereiche der Kostenrechnung, sofern sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern und Rückstellungen erforderlich sind, sowie Daten aus Dokumenten-Management-Systemen
oder anderen Archivierungssystemen sind für den Datenzugriff relevant.
Für die vor- bzw. nachgelagerten Systeme bietet sich der GDPdU-Check an. Hierbei werden die Daten in bestehenden Systemen auf ihre steuerliche Relevanz und die Anforderungen nach den GdPdU geprüft.
Für die im Rahmen unserer Tätigkeit erstellten digitalisierten Daten gewährleisten wir, dass die Anforderungen der GdPdU erfüllt werden.
